Mit der Einführung der elektronischen Zustellung ab dem 1. September 2025 wird der Prozess der Übermittlung von Schriftstücken an Unternehmen bedeutend verändert. Künftig erfolgt die Zustellung von Schriftstücken an alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben, ausschließlich über FinanzOnline.
Einführung der elektronischen Zustellung
Von dieser Änderung betroffen sind alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmen, die auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Ausgenommen sind lediglich umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen ohne Umsatzsteuerpflicht.
Rechtswirksame Zustellung
Ein zentrales Merkmal dieser Umstellung ist, dass Schriftstücke als ordnungsgemäß zugestellt gelten, sobald sie in FinanzOnline abrufbar sind. Die relevanten Fristen beginnen ab dem Zustellungsdatum zu laufen, unabhängig davon, wann das Schriftstück tatsächlich abgeholt wurde.
E-Mail-Benachrichtigungen
Um sicherzustellen, dass keine wichtigen Dokumente übersehen werden, erhalten Unternehmen Benachrichtigungen über neue Schriftstücke, vorausgesetzt, sie haben eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert. Es wird empfohlen, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu verwenden, die auch in Urlaubs- oder Krankheitsfällen regelmäßig abgerufen wird.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Bereits erteilte Zustellvollmachten an Steuerberatungskanzleien bleiben weiterhin gültig. Einige Schriftstücke, beispielsweise Mahnungen, werden jedoch direkt in der FinanzOnline-Databox zugestellt.
Handlungsempfehlungen
Unternehmen sollten sicherstellen, regelmäßig in FinanzOnline eingeloggt zu sein sowie ihre E-Mail-Adressen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigung ist ebenfalls wichtig. Dokumente sollten zudem auch außerhalb von FinanzOnline archiviert werden. Eine interne Weiterleitung der E-Mails bei Abwesenheiten gewährleistet, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Unternehmensserviceportal (USP)
Wenn das Unternehmensserviceportal (USP) mit FinanzOnline verknüpft ist, erfolgt die Verständigung zusätzlich über den USP-Postkorb. Es können mehrere Zustellbevollmächtigte und Verständigungsadressen hinterlegt werden, was zusätzliche Flexibilität bietet.
Diese Entwicklungen in der elektronischen Zustellung erfordern Aufmerksamkeit und Anpassung der internen Abläufe, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Ordnungsmäßigkeit der Zustellungen zu sichern.
